Niste cutii pentru arhivare iti usureaza munca
Arhivarea documentelor este un proces foarte important pentru orice companie, iar datorita acestui lucru recomandarea noastra este sa utilizati niste cutii pentru arhivare. Fie ca vorbim de documente cu informatii pentru desfasurarea activititatii unei companii sau de documente financiar-contabile ce trebuie arhivate conform legii in vigoare un numar de ani, arhivarea documentelor este un aspect obligatoriu pentru orice companie.
De cele mai multe ori, arhivarea documentelor este indicat sa fie executata de o firma de arhivare specializata, deoarece beneficiile sunt unele considerabile. In primul rand siguranta acestor informatii este unul dintre cele mai importante beneficii, desigur aici mai mentionam conditiile in care acestea sunt arhivate. Dar in cazul in care sunteti persoana fizica, arhivarea documentelor se poate efectua doar cu niste cutii pentru arhivare.
De ce este utila arhivarea documentelor la timp?
Incepand in 1 ianuarie 2016, au fost modificate o serie de reguli noi privind arhivarea documentelor printr-un ordin dat de Ministerul Finantelor Publice. Printre noile schimbari acum exista posibilitatea de arhivare electronica a documentelor, iar documentele respective, fie ele arhivare electronic sau nu trebuie pastrate cel putin 5 ani.
Noile reglementari privind arhivarea documentelor se gasesc in Sectiunea C din Normele Generale privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile, reglementari aprobate prin ordinul MFP nr. 2634/2015, ce au intrat in vigoare incepand cu data de 1 ianuarie 2016.
Astfel, putem spune ca arhivarea documentelor pentru o perioada de cel putin 5 ani este obligatorie pentru toate persoanele juridice, acestea avand obligatia de a arhiva registrele contabile, dar si documentele ce justifica acele registre. Aceste prevederi se aplica in cazul in care detineti o firma cu multe documente si date. In cazul in care nu aveti un sistem de arhivare online, o alternativa potrivita pentru acest proces este procurarea unor cutii pentru arhivare.
Arhivarea documentelor din hartie
In momentul in care v-ati hotarat sa faceti curatenie printre hartii, trebuie sa respectati urmatoarele lucruri:
- Documentele arrhivate trebuie sa fie grupate in dosare, numerotate si snuruite;
- Gruparea documentelor arhivate trebuie sa fie executata cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar pe care acestea il reprezinta.
Este recomandat ca aceste documente arhivate trebuie pastrate in spatii special oferite de firmele ce ofera servicii de arhivare documente, deoarece acestea vor fi in siguranta si vor fi asigurate impotriva deteriorarii, distrugerii sau furtului.
La DPAP gasesti cutii pentru arhivare in dimensiuni si culori variate, din plastic sau carton, de la producatori precum Leitz, Fellowes sau Pluss. Ai garantat, cel mai bun pret, cu livrare gratis, a doua zi, si posibilitate de retur in 30 de zile.