Cateva informatii despre arhivarea documentelor
Arhivarea documentelor este un proces foarte important pentru orice companie. Fie ca vorbim de documente cu informatii pentru desfasurarea activititatii unei companii sau de documente financiar-contabile ce trebuie arhivate conform legii in vigoare un numar de ani, arhivarea documentelor este un aspect obligatoriu pentru orice companie.
De cele mai multe ori, arhivarea documentelor este indicat sa fie executata de o firma de arhivare specializata, deoarece beneficiile sunt unele considerabile. In primul rand siguranta acestor informatii este unul dintre cele mai importante beneficii, desigur aici mai mentionam conditiile in care acestea sunt arhivate.
De ce este importanta arhivarea documentelor?
Incepand in 1 ianuarie 2016, au fost modificate o serie de reguli noi privind arhivarea documentelor printr-un ordin dat de Ministerul Finantelor Publice. Printre noile schimbari acum exista posibilitatea de arhivare electronica a documentelor, iar documentele respective, fie ele arhivare electronic sau nu trebuie pastrate cel putin 5 ani.
Noile reglementari privind arhivarea documentelor se gasesc in Sectiunea C din Normele Generale privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile, reglementari aprobate prin ordinul MFP nr. 2634/2015, ce au intrat in vigoare incepand cu data de 1 ianuarie 2016.
Altfel, putem spune ca arhivarea documentelor pentru o perioada de cel putin 5 ani este obligatorie pentru toate persoanele juridice, acestea avand obligatia de a arhiva registrele contabile, dar si documentele ce justifica acele registre.
Arhivarea documentelor pe hartie nu mai este obligatorie, acum se poate executa arhivarea electronica a documentelor
De asemenea, tot incepand cu aceeasi data, documentele pot fi arhivate atat pe hartie, cat si pe suport electronic. In cazul in care se apeleaza la arhivarea electronica a documentelor trebuie indeplinita conditia ca acestea sa poate fi listate in orice moment, fie atunci cand societate are nevoie sa le acceseze, fie cand organele de control solicita acest lucru.
Pe langa acest aspect, tot in noile reglementari se mentioneaza si faptul ca documentele pot fi arhivate, in baza unor contracte pentru prestari servicii, si de firme de arhivare ce ofera servicii de arhivare documente. Insa, aici se aplica aceeasi conditie ca si mai sus, accesul la aceste documente trebuie sa poate fi executat oricand la cerere.
Cand se alege arhivarea documentelor pe hartie trebuie respectate doua reguli
- Documentele arrhivate trebuie sa fie grupate in dosare, numerotate si snuruite
- Gruparea documentelor arhivate trebuie sa fie executata cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar pe care acestea il reprezinta
Este recomandat ca aceste documente arhivate trebuie pastrate in spatii special oferite de firmele ce ofera servicii de arhivare documente, deoarece acestea vor fi in siguranta si vor fi asigurate impotriva deteriorarii, distrugerii sau furtului.